Comment organiser sa première grande soirée d’entreprise privée ?

En tant que chargée de communication, j’ai l’habitude de conseiller des entreprises pour la gestion de leurs événements privés. Sur le papier, créer une soirée pour les partenaires, privatiser un restaurant pour ses employés ou inviter des clients à un événement discret fait envie, mais l’organiser est plus difficile.

Si vous vous retrouvez dans cette situation, découvrez les conseils de base que je donne toujours.

S’organiser et prévenir les invités à l’avance

Il n’est pas question d’envoyer des mails le lundi à tous vos partenaires pour les inviter à une soirée privée le jeudi. Prévoyez les invitations au moins deux mois avant le jour J.

Puis, quelques jours avant l’événement, faites parvenir un petit rappel en indiquant des informations pratiques comme les parkings à proximité.

Ce délai de deux mois est également un minimum pour que vous puissiez vous organiser. Le mieux est de débuter avant. Cependant, ce double mois me paraît suffisant pour la plupart des soirées réunissant une centaine de personnes.

Ce délai vous d’embaucher tous les extras nécessaires comme le traiteur, le photographe, le DJ…

Assurer la sécurité du lieu et des personnes

La sécurité est un point clé. Un incident pourrait avoir une image dramatique sur votre entreprise, sans compter les dommages matériels et humains.

Je recommande toujours d’avoir au moins un agent de sécurité à l’entrée et d’utiliser des accessoires comme le bracelet evenementiel. Avec lui, vos invités peuvent quitter le lieu (pour fumer par exemple) et rentrer de nouveau sans contrainte, tout en vous permettant de vérifier qu’aucun inconnu mal intentionné ne se glisse à l’intérieur de la soirée.

Bien évidemment, la soirée doit avoir lieu dans un endroit fait pour recevoir du public et disposant de toutes les sécurités requises.

Prévoir des activités

Inviter des personnes à se réunir pour une soirée d’entreprise est une excellente idée, mais si rien de spécial n’est organisé, vous risquez de ne pas susciter de mélange entre les invités, voire pire, de l’ennui.

Multipliez les activités. Dernièrement, un de mes clients avait mis à l’entrée une borne photo avec un décor vintage de son entreprise. J’ai adoré !

Vous pouvez aussi créer un karaoké, une chasse au trésor ou faire appel à un animateur, un magicien, un DJ…

L’objectif est d’occuper vos participants pour qu’ils rentrent chez eux avec le sourire aux lèvres.

Fixer vos objectifs

Créer des amusements est une bonne chose, mais je suis sûre que vous avez une idée derrière la tête en organisant une soirée d’entreprise. Cela peut être de forger un meilleur esprit d’équipe, de faire connaître à vos clients un nouveau produit, de séduire des investisseurs…

Mettez en place des actions en cohérence avec cet objectif. Ainsi, si vous souhaitez faire connaître un produit, proposez des échantillons à l’entrée de la soirée.

Si vous voulez séduire des investisseurs, prenez la parole avant une activité pour une présentation rapide des ambitions de l’entreprise et remettez une plaquette informative à la sortie à tous les invités.